EDI ย่อมาจาก Electronic Data Interchange
เป็นแพลตฟอร์มในการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์
หรือก็คือการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจ
(เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า บัญชีราคาสินค้า ใบส่งของ ฯลฯ)
ระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากล
จากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง
โดย EDI คือการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทนเอกสารที่เป็นกระดาษ และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้
ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรสากล เพื่อให้ทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก
เช่น ผ่านเครือข่ายสื่อสารอย่างสัญญาณดาวเทียม การใช้สื่อหรือรูปแบบทางอิเล็กทรอนิกส์
โดยระบบ EDI เป็นรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน ที่ได้รับการยอมรับและใช้งานกันอย่างแพร่หลาย
หรือก็คือ ระบบการเปลี่ยนข้อมูลที่ผ่านด้วยระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างองค์กร 2 องค์กรขึ้นไป
สามามารถนำไปใช้ได้ทั้งองค์กรภายในและองค์กรภายนอก ทั้งในประเทศ และระหว่างประเทศ
เช่น ใบกำกับสินค้า (invoices) , ใบขนของ (Bill Of Lading) , และใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Orders)
และปัจจุบันนี้เริ่มมีหลายบริษัทหลายองค์กรที่นำเอาระบบเข้าไปใช้
ตัวอย่างเช่น Customs Declaration (กรมศุลกากร – การนำเข้าส่งออกสินค้า)
Purchase Order , Invoice (ธุรกิจค้าปลีกค้าส่ง – การซื้อสินค้า , รายการสินค้า)
Payments (ธนาคาร – การชำระเงินระหว่างองค์กร)
Manifest , Bill of Lading , Airway Bill
(ธุรกิจขนส่ง – การไหลเวียนของสินค้าระหว่างท่าเรือ และ รวบรวมระบบท่าเรือกับผู้ขนสินค้าในประเทศ และระหว่างประเทศ)
Letter of Credit (ผู้นำเข้า – ส่งออก – กระบวนการนำเข้าส่งออก)
ประโยชน์ของคลังสินค้าที่นำระบบ EDI ไปใช้ :
ประโยชน์ทางตรง: ลดความจำเป็นในการพิมพ์เอกสารทางธุรกิจ, การส่งเอกสารให้คู่ค้า
และการรับเอกสารจากคู่ค้ามาคีย์ข้อมูลเข้าระบบอีกครั้ง ดังนั้นอีดีไอจึงสามารถลดค่าใช้จ่ายในการเตรียมเอกสาร,
ค่าใช้จ่ายในการส่งและค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสารได้ รวมทั้งความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลใหม่จะลดลง
นอกจากนี้เวลาที่ใช้ในการส่งซึ่งลดลงมีผลทำให้วงจรธุรกิจสั้นลง
ประโยชน์ทางอ้อม: วงจรธุรกิจที่สั้นลงจะให้โอกาสในการพัฒนาการใช้เงินทุนหมุนเวียน
วงจรการจัดหาที่สั้นลงทำให้จำนวนสต๊อกในคลังสินค้าลดลง สามารถใช้ส่งข้อมูลการผลิตและข้อมูลสินค้าคงคลังไปให้ลูกค้าได้
ยังสามารถลดค่าใช้จ่ายในการขนส่งได้โดยการเร่งขบวนการส่งสินค้าและรับสินค้าด้วย
และการจ่ายเงินโดยใช้ระบบการโอนเงินด้วยอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Fund Transfer: EFT)
จะทำให้มีโอกาสในการพัฒนาขบวนการสั่งซื้อ
ประโยชน์ทางกลยุทธ์ : จะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กร การพัฒนาการบริการลูกค้าทำให้องค์กรมีความได้เปรียบทางการแข่งขัน
เช่น การเข้าตลาดใหม่ การสร้างผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ นอกจากนี้ ยังเป็นกลยุทธ์เพื่อความอยู่รอดในสังคมธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์โลก
โดยสามารถช่วยลดค่าโสหุ้ยได้
ตัวอย่างในส่วนที่ระบบ EDI มาทดแทน
เอกสารทางด้านการจัดซื้อ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ใบเสนอราคา (Quotation) ใบแจ้งราคาสินค้า (Price/Sales Catalogue) เป็นต้น
เอกสารทางด้านการเงิน ได้แก่ ใบสั่งให้ธนาคารจ่ายเงิน (Payment Order) ใบแจ้งการสั่งจ่าย (Remittance Advice) เป็นต้น
เอกสารทางด้านการขนส่ง ได้แก่ ใบตราส่ง (Bill of Lading) ใบจองตู้สินค้า (Booking) แผนผังการบรรทุกสินค้า
ภายในเรือ (Bayplan) ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order) เป็นต้น
เอกสารทางด้านการค้าระหว่างประเทศ ได้แก่ ใบขนสินค้า (Customs Declaration) บัญชีตู้สินค้า (Manifest) เป็นต้น
ข้อดีของระบบ EDI
เพิ่มความถูกต้อง รวดเร็ว และแม่นยำในการรับ-ส่งเอกสาร
ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนและขั้นตอนการจัดการรับ-ส่งเอกสาร
ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสารแบบปกติ
องค์ประกอบในระบบEDI มีอยู่ 2 อย่างคือ
การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนเอกสารที่เป็นกระดาษ
และ
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากล
โดยเมื่อมีการจัดการเอกสารในรูปแบบเดียวกัน
ทำให้ทุกๆธุรกิจสามารถรับ-ส่ง หรือแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ง่าย
นอกจากธุรกิจภายในประเทศแล้ว ระบบEDI ยังเหมาะกับธุรกิจระหว่างประเทศด้วยเช่นกัน
ระบบ EDI จึงเหมาะกับทุกๆ ธุรกิจที่มีการใช้เอกสารจำนวนมากและใช้งานเป็นประจำ
โดยระบบEDI จะเข้ามาช่วยจัดการเอกการเอกสารให้รวดเร็วและถูกต้องมากขึ้นของข้อมูล
อาทิ ธุรกิจการค้าที่ต้องมีการสั่งซื้อสินค้าประจำ ธุรกิจการผลิตที่ต้องการสั่งซื้อวัตถุดิบ
หรือธุรกิจระหว่างประเทศ เป็นต้น ระบบ EDI
สามารถช่วยในการจัดการและควบคุมการทำธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ เช่น
- ใบสั่งซื้อ
- ใบแจ้งหนี้
- การยืนยันคำสั่งซื้อ
- การแจ้งการจัดส่งสินค้า
เพราะฉะนั้นระบบ EDI ในฐานะระบบแลกเปลี่ยนข้อมูล
จึงเหมาะสมเป็นอย่างยิ่งกับการทำงานของบริษัทในยุคดิจิทัลด้วยราคาที่ไม่แพง
สามารถปรับให้เข้ากับฐานข้อมูลนั้น ๆ ได้
และยังมีความรวดเร็วพร้อมช่วยให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลง
ช่วยให้เข้าถึงบันทึกในอดีตได้ง่าย
รวมถึงไปลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของบริษัท
เนื่องจาก EDI มีการขับเคลื่อนด้วยคลาวด์ รวมถึงช่วยลดการใช้ทรัพยากรไอที
ประกอบกับผู้ให้บริการคลาวด์ยังให้การสนับสนุนทางด้านเทคนิคที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีทั่วโลก
ซึ่งข้อมูลจะถูกเก็บและจัดการทางอิเล็กทรอนิกส์
โดยระบบคลาวด์ยังช่วยให้ความเร็วในการประมวลผลข้อมูลเป็นไปได้อย่างถูกต้องและปลอดภัยยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ยังช่วยลดปัญหาในการกำจัดข้อมูลที่ป้อนเข้าไปผิดพลาด
เช่น ข้อมูลการจัดส่งสินค้าและการเรียกเก็บเงินสินค้า
และลดขั้นตอนในการป้อนข้อมูลซ้ำอีกครั้งของฝั่งปลายทาง
ทั้งยังช่วยให้สามารถเข้าถึงเอกสารในอดีตได้อย่างง่ายดายโดยกระบวนการจัดการเอกสารด้วยระบบอัตโนมัติ
ที่จะช่วยยกระดับการปกป้องข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยความเร็วในการรับข้อมูลประกอบกับข้อมูลที่ถูกเก็บ
รวมเข้าสู่ระบบของคู่ค้าจาก EDI นี้ จะช่วยลดรอบเวลาของการจัดการข้อมูลได้อย่างมหาศาล
ทำให้ EDI เป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของระบบการผลิตแบบ just-in-time
(ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี ที่จะผลิตสินค้าเมื่อมีความต้องการซื้อจากลูกค้าเท่านั้น
และจะส่งมอบให้ลูกค้าทันทีเมื่อผลิตเสร็จ)
โดยระบบ MOLOG WMS ของเรารองรับการเชื่อมต่อ EDI แบบที่สามารถตั้งค่าได้ทันที
ให้คุณเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ ภายในเวลาไม่กี่นาที
ไม่ว่าจะเป็น FTP, SFTP, HTTP, HTTPS, Plain Text File, JSON,
SAP, Microsoft Dynamic, Oracle หรือแม้แต่ Local ERP ก็สามารถเชื่อมต่อได้
สามารถขอดูตัวอย่างระบบได้ ฟรี!
https://bit.ly/MOLOGFBrd
หรือพูดคุยปรึกษากับเรา โทร. 02 114 3641